E-Rechnung bei grenke

Eine E-Rechnung oder eInvoice ist mehr als eine Rechnung als PDF per E-Mail. Sie enthält strukturierte elektronische Daten, die von Software verarbeitet werden können. Gängige Rechnungsformate sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. Ein gewöhnliches PDF gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Regelungen.

Ausführliche Informationen zum Thema E-Rechnung finden Sie auf den Webseiten des Bundesministeriums für Finanzen.

Die XRechnung ist ein standardisiertes, strukturiertes Rechnungsformat auf Basis von XML. Sie wurde für die vollautomatische maschinelle Verarbeitung entwickelt. Sie wird insbesondere für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) verwendet und ist in Deutschland weit verbreitet. Sie hat kein klassisches, für Menschen lesbares visuelles Belegbild (wie ein PDF).

ZUGFeRD ist ein standardisiertes Rechnungsformat. Der Begriff steht für „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. Damit kann der Mensch die Rechnung wie gewohnt als PDF lesen. Eine Software kann gleichzeitig die strukturierten Daten auslesen und automatisiert verarbeiten.

Die Peppol‑ID (Pan‑European Public Procurement Online) ist eine eindeutige, digitale „Adresse“ eines Unternehmens im europäischen E‑Procurement‑Netzwerk, die den sicheren und automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten ermöglicht. Jede Peppol‑ID setzt sich aus einer Kennung und einer Identifikationsnummer zusammen.

Um eine E-Rechnung zu erhalten, bietet grenke als Alternative zur E-Mail auch die Peppol-ID als Zugangsformat an.

Eine Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung für eine Behörde oder einen anderen öffentlichen Auftraggeber. Sie wird bei E-Rechnungen verwendet, damit die Rechnung automatisch der richtigen öffentlichen Stelle zugeordnet und weitergeleitet werden kann. Vereinfacht gesagt ist sie wie eine digitale Postadresse für E-Rechnungen an öffentliche Einrichtungen.

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland beruht auf der Umsetzung europäischer Vorgaben. Sie betrifft alle Unternehmen in Deutschland. Die E-Rechnung soll die Rechnungsabwicklung digitalisieren, Medienbrüche reduzieren und die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten ermöglichen. Für Unternehmen bedeutet das zunächst eine gesetzliche Umstellung, bietet aber gleichzeitig erhebliche Möglichkeiten zur Automatisierung von Buchhaltung und Zahlungsprozessen.

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür ist nicht zwingend eine spezielle Plattform erforderlich; grundsätzlich kann beispielsweise ein geeignetes E-Mail-Postfach ausreichen.

Für alle Unternehmen in Deutschland besteht seit 2025 die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten andere Fristen. Für Unternehmen, deren Jahresumsatz über der Grenze von 800.000 Euro liegt, endet die Übergangsfrist am 31.12.2026. Ab dann sind diese Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Für Unternehmen, deren Jahresumsatz unter der Grenze von 800.000 Euro liegt, gilt die Übergangsfrist noch bis zum 31.12.2027. Ausführliche Informationen zum Thema E-Rechnung finden Sie auf den Webseiten des Bundesministeriums für Finanzen.

Nein. Die gesetzliche Pflicht zur Entgegennahme bedeutet nicht automatisch, dass jede Rechnung vollständig automatisiert verarbeitet werden muss. Aus wirtschaftlicher Sicht ist die Automatisierung jedoch interessant: Strukturierte Rechnungsdaten können viele manuelle Eingaben und Prüfungen überflüssig machen.

Für Fragen zu steuerlichen Auswirkungen, wie Vorsteuerabzug oder Aufbewahrungspflichten, wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerkanzlei.

Ja. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte elektronische Teil wesentlich. Er muss in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben und ordnungsgemäß archiviert werden. Nur eine zusätzlich erzeugte PDF-Ansicht zu speichern, reicht nicht aus. 

Für Fragen zu steuerlichen Auswirkungen, wie Vorsteuerabzug oder Aufbewahrungspflichten, wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerkanzlei.

Für alle Rechnungen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Für E-Rechnungen bedeutet das insbesondere, dass die strukturierten Rechnungsdaten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert und nachvollziehbar erhalten bleiben müssen.

Für Fragen zu steuerlichen Auswirkungen, wie Vorsteuerabzug oder Aufbewahrungspflichten, wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerkanzlei.

Um künftig Ihre E-Rechnungen von grenke in Ihrem gewünschten Zugangs- und Rechnungsformat zu erhalten, können Sie uns diese Angaben einfach online zusenden. Unter www.grenke.de/e-rechnung können Sie Ihre Informationen zum elektronischen Rechnungsversand übermitteln.

Die an grenke übermittelten Angaben zu Ihrem E-Rechnungsversand können Sie jederzeit online ändern. Unter www.grenke.de/e-rechnung können Sie Ihre Informationen ganz einfach aktualisieren. Bitte beachten Sie, dass sich Ihre Änderungsmitteilung und ein bereits laufender Rechnungsprozess überschneiden können.

Alle Fachhandelspartner von grenke besitzen eine eindeutige grenke Händlernummer. Alle Kunden, beispielweise Leasingnehmer oder Mieter, verfügen über eine Kundennummer, die grenke Partner-ID.

Es besteht die Möglichkeit, dass einem Unternehmen beide Nummern vorliegen, etwa wenn ein Fachhändler auch Untermietverträge mit grenke anbietet oder laufende Eigenmietverträge hat. Sollte dies bei Ihnen der Fall sein, übermitteln Sie Ihre Angaben bitte einmal mit Ihrer Händlernummer und ein weiteres Mal mit der Partner-ID. So können Ihre Daten korrekt in den Systemen zugeordnet werden.

Ihre grenke Vertragsnummer finden Sie auf Ihren Rechnungen oder auf Ihrem Bankauszug.
Die Vertragsnummer ist 9-stellig und besteht aus Zahlen. Enthält die Nummer Leerzeichen oder Sonderzeichen, müssen diese durch Nullen ersetzt werden.

Nein. Wenn Sie als Kunde mehrere Verträge bei grenke haben, genügt es, Ihre Angaben einmalig zu übermitteln. Zur korrekten Zuordnung benötigen wir Ihre Partner-ID oder eine Ihrer Vertragsnummern. Wir übernehmen Ihre Angaben zur E-Rechnung dann für alle weiteren zugehörigen Verträge.

Jede E‑Rechnung von grenke enthält die folgenden Unternehmensinformationen:

• Unternehmen: grenke AG
• USt‑IdNr.: DE190563917
• Absender‑E‑Mail: [email protected]

Damit Sie Ihre Rechnungen zuverlässig empfangen, empfehlen wir, die oben genannte E‑Mail‑Adresse in die Liste sicherer Absender (Whitelist) einzutragen und sie als vertrauenswürdig zu markieren. Bei ausbleibender Rechnung prüfen Sie bitte den Spam‑Ordner.

Papierrechnungen haben ab dem 1.1.2027 keine Wirkung mehr und können daher nicht mehr anstelle einer gesetzlich verpflichtenden E-Rechnung ausgestellt werden. Daher werden bei grenke künftig keine Papierrechnungen mehr versendet. Diese kostenpflichtige Zusatzleistung für Kunden entfällt. Kopien Ihrer Rechnungen können Sie weiterhin über das grenke Kundenportal abrufen.

Verzögerungen bei der Rechnungszustellung oder Zahlungsabwicklung, die Sie selbst verursacht haben, sind von Ihnen zu tragen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Informationen für den E-Rechnungsversand fehlerhaft, unvollständig oder nicht rechtzeitig übermittelt wurden. Bitte beachten Sie, dass eine Verzögerung keinen Einfluss auf vereinbarte Zahlungstermine und Mahnfristen hat.

Sollte eine E-Rechnung nicht fristgerecht beglichen werden, startet der Mahnprozess. Mahnungen von grenke werden weiterhin auf postalischem Weg zugestellt. Diese werden nicht digital versendet. 

Die Ausnahmeregelung für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 Abs. 5 UStG) gilt für einzelne Rechnungen bis 250 Euro. Bei Leasing- und Mietraten handelt es sich jedoch um Dauerleistungen. Darunter versteht man wiederkehrende Monats‑ oder Jahresverträge, bei denen die Leistung über einen längeren Zeitraum erbracht wird. Diese fallen nicht unter die Ausnahmeregelung, selbst wenn jede einzelne Teilrechnung unter der Grenze von 250 Euro liegt. Daher sind für die Leasingraten-Rechnungen elektronische Rechnungen erforderlich.

Für Fragen zu steuerlichen Auswirkungen wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerkanzlei.